Erbschein, Grundbuch, Nachlassgericht – was wann gebraucht wird

Ein Brief vom Amtsgericht. Ein Ordner mit Papieren, den du nicht sortiert hast. Und niemand, der dir in einfachen Worten sagt, was davon jetzt wichtig ist und was warten kann.

Das Wichtigste vorweg: Das hier ist keine Rechtsberatung. Es ist eine Orientierung, damit du weißt, worum es geht und wen du fragen musst. Verbindlich sagen dir das nur Nachlassgericht, Notar oder Anwalt.

Die Reihenfolge der Papiere

1. Die Sterbeurkunde

Die Sterbeurkunde bekommst du vom Standesamt am Sterbeort. Meistens kümmert sich das Bestattungsunternehmen darum.

Ohne sie geht fast nichts. Banken, Versicherungen, Rentenstelle, Hausverwaltung, Stadtwerke: Alle wollen sie sehen. Fordere deshalb gleich mehrere beglaubigte Ausfertigungen an. Eine allein ist immer zu wenig.

2. Testament und Testamentseröffnung

Gibt es ein Testament, muss es beim Nachlassgericht abgegeben werden. Auch dann, wenn dir sein Inhalt nicht gefällt. Das gilt für jedes Testament, das du findest.

Das Nachlassgericht ist eine Abteilung des Amtsgerichts. In Essen gibt es mehr als ein Amtsgericht. Welches zuständig ist, hängt vom letzten Wohnsitz ab. Wenn du unsicher bist, ruf dort an und frag nach.

Das Gericht eröffnet das Testament und schickt allen Beteiligten eine Nachricht. Dieses Schreiben heißt Eröffnungsprotokoll. Heb es gut auf, du brauchst es später.

Wenn es kein Testament gibt, gilt die gesetzliche Erbfolge. Dann erben die Angehörigen in einer festgelegten Reihenfolge.

3. Erbschein oder notarielles Testament

Jetzt kommt die Frage, die viele verwirrt: Brauchst du einen Erbschein?

Ein Erbschein ist ein Papier vom Nachlassgericht. Darin steht, wer Erbe ist und mit welchem Anteil. Beantragen kannst du ihn beim Gericht oder über einen Notar.

Oft geht es aber auch ohne. Wenn es ein notarielles Testament gibt, also eines, das beim Notar gemacht wurde, reicht dieses zusammen mit dem Eröffnungsprotokoll häufig aus. Damit kommst du in vielen Fällen ins Grundbuch, ohne einen Erbschein zu beantragen.

Bei einem handschriftlichen Testament oder ohne Testament wird dagegen meistens ein Erbschein verlangt.

Ob das bei dir so ist, sagt dir das Grundbuchamt, der Notar oder ein Anwalt. Verlass dich nicht darauf, was jemand im Bekanntenkreis erlebt hat. Jeder Fall ist anders.

4. Das Grundbuch berichtigen

Im Grundbuch steht, wem eine Immobilie gehört. Nach einem Erbfall steht dort noch der Verstorbene. Das muss geändert werden. Das nennt man Grundbuchberichtigung.

Dafür brauchst du den Nachweis, dass du Erbe bist. Also den Erbschein oder das notarielle Testament mit dem Eröffnungsprotokoll. Bei einer Erbengemeinschaft werden alle Erben eingetragen.

Warum das wichtig ist: Verkaufen kannst du erst, wenn nachgewiesen ist, wem die Wohnung gehört. Der Notar prüft das vor dem Kaufvertrag. Fehlt hier etwas, wartet der Verkauf.

Wird bald nach dem Erbfall berichtigt, ist die Eintragung oft günstiger. Wie das genau geregelt ist, fragst du beim Grundbuchamt oder beim Notar nach.

Unterlagen, die beim Verkauf gebraucht werden

Für den Verkauf reicht der Eigentumsnachweis allein nicht. Dazu kommen:

• Grundbuchauszug – aktuell, nicht der alte aus der Schublade.
• Teilungserklärung – bei einer Eigentumswohnung. Darin steht, was dir allein gehört und was allen gemeinsam.
• Protokolle der Eigentümerversammlung – meistens der letzten Jahre. Käufer wollen wissen, was am Haus beschlossen wurde und was noch ansteht.
• Hausgeldabrechnungen und Wirtschaftsplan – zeigen die laufenden Kosten.
• Energieausweis – wird beim Verkauf gebraucht. Ist keiner da, muss ein neuer gemacht werden.
• Unterlagen zu Sanierungen – neue Fenster, neues Dach, neue Heizung. Alles, was Wert zeigt.

Vieles davon liegt bei der Hausverwaltung, beim Grundbuchamt oder beim Bauamt. Diese Papiere zu beschaffen ist Fleißarbeit und braucht Ortskenntnis. Bei einer Nachlassauflösung in Essen nimmt dir dein Ansprechpartner das ab.

Musst du mit dem Räumen warten?

Das ist die Frage, die fast alle stellen. Und sie ist berechtigt.

Vorsichtig formuliert: Vieles lässt sich vorbereiten, bevor jedes Papier vorliegt. Die Wohnung sichten, jeden Raum fotografieren, Wertsachen und Dokumente sichern, den Zustand einschätzen. Nichts davon verändert den Nachlass.

Etwas anderes ist es, Dinge endgültig zu entsorgen oder zu verkaufen. Wenn noch unklar ist, wer erbt, oder wenn ein Erbe die Erbschaft ausschlagen möchte, kann das ein Problem werden. Auch in einer Erbengemeinschaft solltest du damit warten, bis alle einverstanden sind.

Deshalb der ehrliche Rat: Frag vorher nach. Beim Nachlassgericht, beim Notar oder bei einem Anwalt. Ein kurzes Telefonat kostet dich nichts und erspart dir später Ärger.

Welche Papiere in der Wohnung selbst liegen

Ein großer Teil der wichtigen Unterlagen liegt nicht bei einer Behörde, sondern in der Wohnung. Oft an unerwarteten Stellen: in Aktenordnern, in Schuhkartons, hinter Büchern, in der Nachttischschublade, im Keller.

Achte bei der Räumung besonders auf:

• Kaufvertrag und alte Grundbuchauszüge
• Teilungserklärung und Versammlungsprotokolle
• Hausgeldabrechnungen und Schreiben der Hausverwaltung
• Versicherungspolicen und Beitragsrechnungen
• Kontoauszüge, Sparbücher, Depotunterlagen
• Renten- und Pensionsbescheide
• Handwerkerrechnungen und Belege für Sanierungen
• Testamente, Vollmachten, Verträge
• Schlüssel, auch die zu Keller, Garage und Briefkasten

Deshalb wird bei einer Räumung nie einfach durchgeräumt. Papiere werden gesichtet und zur Seite gelegt, bevor etwas entsorgt wird. Was einmal im Container liegt, ist weg.

Erbengemeinschaft: alle müssen zustimmen

Wenn mehrere erben, gehört die Wohnung euch gemeinsam. Nicht anteilig, sondern zusammen.

Das heißt: Für den Verkauf müssen alle Erben zustimmen und beim Notar unterschreiben. Einer allein kann die Wohnung nicht verkaufen. Auch beim Räumen und Entsorgen solltet ihr euch einig sein.

Wer nicht anreisen kann, kann jemandem eine Vollmacht geben. Wie die aussehen muss, sagt dir der Notar.

Ein praktischer Hinweis: Sorgt dafür, dass alle denselben Stand haben. Dieselben Fotos, dieselben Listen, dieselben Papiere. Streit entsteht selten wegen des Geldes, sondern weil sich jemand übergangen fühlt.

Das Wichtigste in Kürze

Die Reihenfolge ist fast immer gleich: Sterbeurkunde, Testament abgeben und eröffnen lassen, Erbschein oder notarielles Testament mit Eröffnungsprotokoll, dann das Grundbuch berichtigen. Erst danach ist der Verkauf möglich. Sichten, fotografieren und Papiere sichern kannst du oft schon vorher – endgültig entsorgen solltest du erst, wenn die Lage geklärt ist und alle Erben einverstanden sind. Was in deinem Fall gilt, sagen dir verbindlich nur Nachlassgericht, Notar oder Anwalt. Für die praktische Seite in Essen – Unterlagen beschaffen, Wohnung sichern, räumen, herrichten und verkaufen – erreichst du Christian Gottschling unter 0201 453 177 97.